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出納帳務管理規範

一、目的
妥善管理全校各項收入、支付款項,使出納業務順利推展,建立收支帳務作業制度,加強服務功能,提高服務品質,進而提升行政效率,特制定本作業規範。

二、說明

(一)一般原則

      1.所謂出納,係指庫存現金、定額零用金、銀行存款、有價證券等之收支、保管、移轉與登帳事宜。
      2.本校各項收入得委託銀行或其他金融機構代收(以下簡稱銀行)。
        其採自行收納者,除為數零星外,應於當日悉數存入銀行。
      3.出納組依會計室開具之轉帳傳票,以銀行存款支票辦理支付作業。
      4.會計室填載不同專戶之轉帳傳票經核准後,簽發專戶存款支票,給付合法受款人,以票據受款人為領款人。
      5.在銀行存款帳戶內支付款項,應一律簽發抬頭劃線及禁止背書轉讓支票。
        支票經出納組長、會計主任、校長蓋章始生效力。
      6.經辦出納管理人員於執行開立支票程序經建檔後,可列印「應付帳款彙總表」。
      7.銀行調節表由會計人員於每月月初編製,核對上月月底銀行對帳單內之存款餘額與本校上月月底所載存款餘額是否相符,核對無誤後蓋章。
      8.廠商繳來定期存單、遠期票據、銀行開具之履約保證金連帶保證書作為工程保證金或保固金時,先予檢查是否已辦妥設定質權、對保事宜,再依存入保證金管理作業流程辦理
         收繳事宜,同時將定存單等有價證券依序輸入「存入保證金履約保證金、保固金清單」。
      9.收納各種收入由電腦自動編號列印,每日將收款收據出納聯依號次裝訂成冊妥慎保管以供查核。
      10.出納內部控制之基本要件如下:
         (1)現金收納及現金記帳之工作應分開由不同經辦人員負責。
         (2)收受現金之同時,應開立收款收據,當日或隔日解繳學校銀行帳戶,並編製往來銀行、郵局帳號日報表。
         (3)除零星支出以零用金支付者外,所有支出一律以開立支票暨撥入個人帳戶方式付款。
         (4)每筆支出在簽發支票後均應核驗其金額及適當性。
         (5)核准付款的權責應與簽發支票之工作分由不同人承擔。
         (6)所有支票圴應預印編號,且惟有經授權簽核支票之人員方可接觸支票。
         (7)誤開支票應予作廢,作廢支票應加蓋「作廢」戳記並予以保存。
         (8)款項一經償付,應在原始憑證上加蓋「付訖」戳記,以避免重複付款。
         (9)對管理存款之現金、票據及有價證券等須定期或不定期盤點。

(二)注意事項

      1.辦理收款應行注意事項如次:
        (1)收入現金、票據及有價證券等須當面清點。
        (2)收入票據,應審閱發票人或銀行名稱、種類、受款人、金額、日期等是否與規定相符。
        (3)外埠票據委託銀行代收須俟銀行通知後再行列收,如有延誤,應即向銀行冾詢。
        (4)經手現金或有價證券應確實點清,注意有無偽造或變造情事。
      2.支付帳款應行注意事項如次:
        (1)出納人員經辦付款工作,支付金額如有誤付、溢付情事,應付賠償責任。
        (2)簽發支票應按順號及開票日期由電腦自動列印。
        (3)支票的大小金額應相符,均不得塗改,應用中文大寫,數字應加一「整」字,其他要項的記載如有更改時,應在更改處加蓋原留印鑑。
        (4)受款人欄應記載受款人姓名,或依受款人開立合法憑證如統一發票或收據上書寫之受款人全銜,不得簡寫。
        (5)簽發支票的印鑑,應清晰可辦,俾便兌領時核對。
        (6)支票不能污損、摺皺或破損。
        (7)同一轉帳傳票之支付金額總數,須與所開立之各支票金額總額相符。
        (8)簽發支票時,應注意銀行帳戶之存款餘額以免退票。

三、作業流程圖

(一)銀行業務管理流程 (二)付款帳務處理作業流程圖 (三)結帳款帳務處理作業流程圖