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收款管理規範

一、目的
為簡化行政收款業務運作,使業務能順利推動,提高服務品質,提升行政效率,特別制定本作業規範。

二、依據
「自行收納款項收據」四聯單進行收款作業。

三、說明
(一)作業程序
  1.「自行收納款項收據」四聯單依權限可分為各承辦單位與出納組所開立之繳款收據
  2.出納人員開立之「自行收納款項收據」四聯單後,應即依照「自行收納款項收據」四聯單所註明之金額向繳款人収款。收受現金時,出納人員對於收入款項,需當面清點無誤,若收受支票,應審閱受款人、金額、日期等是否與「自行收納款項收據」所註明之繳款資料相符。資料無誤並收妥款項後,在「自行收納款項收據」四聯單加蓋出納人員職章,並在電腦系統上進行該筆繳款銷帳作業。銷帳完成後,「自行收納款項收據」第一聯為核報會計聯,第二聯為出納聯,第三聯交予繳款人由出納單位自留,另第四聯為繳款人收據交由繳款人。
  3.出納人員收到承辦單位所開立之「自行收納款項收據」四聯單後,應即依照「自行收納款項收據」四聯單所註明之金額向繳款人収款。收受現金時,出納人員對於收入款項,需當面清點無誤,若收受支票,應審閱受款人、金額、日期等是否與「自行收納款項收據」所註明之繳款資料相符。資料無誤並收妥款項後,在「自行收納款項收據」四聯單加蓋出納人員職章,並在電腦系統上進行該筆繳款銷帳作業。銷帳完成後,「自行收納款項收據」第一聯為核報會計聯,第二聯為出納聯,第三聯交予繳款人繳回原承辦單位,另第四聯為繳款人收據交由繳款人。
  4.當日收到之現金或支票,出納人員應於每日下班時點收現金及支票與「收入日結明細表」二份與「每日收入簽收表」加總金額是否相符,由出納組長覆核無誤後於「每日收入簽收表」蓋章,存入學校指定保險庫。
  5.當日收到之現金,應於次日(上班日)由出納組長填具「存款憑條」,如數繳存。並配合第一銀行收款人員到校收款後,存入學校指定帳戶,以免挪移墊用。
  6.收入款項依規定存入銀行帳戶後,應彙整「收入日結明細表」與「自行收納款項收據」第一聯與銀行存摺影印,經單位主管核章無誤後移送會計單位登帳,另「收入日結明細表」與「自行收納款項收據」第二聯出納組自行留存備查。
  7.出納人員經收現金或有價證券,如發現偽造或變造時,應立即秉報主管查明處理。    

(二)辦理收款應注意事項
  1.出納單位收款作業,屬現金收款是否符合規定。
  2.出納單位收款作業,屬支票收款是否符合規定。
  3.出納單位收款作業,承辦單位或出納組是否開立「自行收納款項收據」。
  4.收入款項收妥後,是否於「自行收納款項收據」上加蓋記出納人員職章。
  5.每日下班前,出納人員是否核計「收入日結明細表」與「每日收入簽收表」與「自行收納款項收據」,點清無誤。
  6.出納組長是否覆核收入款項無誤後,並在「每日收入簽收表」加蓋職章,存入學校指定保險箱內。
  7.收入款項是否於收款次日(上班日),全數交由銀行收款人員存入學校指定帳戶。
  8.出納單位之安全及設施,是否符合規定。

四、作業流程圖

  收款作業流程圖